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La Ley Transitoria del Registro del Estado Familiar y los Regímenes Patrimoniales del Matrimonio publicada el 9 de noviembre de 1995 nos proporciona información y pasos a seguir para mantener un debido registro de las personas. El artículo 5 establece que se registrará en los asientos “todos los hechos o actos constitutivos, modificativos o extintivos del estado familiar de las personas naturales y de los regímenes patrimoniales del matrimonio”. Con esto en mente, se entiende que el “estado familiar” de las personas se determina por los vínculos jurídicos familiares que los une con otras personas (ej. Casado) o por la ausencia de los mismos (ej. Soltero); los regímenes patrimoniales del matrimonio son las normas que regulan las relaciones económicas de los cónyuges entre sí y con terceros.

Los hechos o actos que deben inscribirse en el Registro del Estado Familiar son los siguientes: los nacimientos; los matrimonios; las uniones no matrimoniales; los divorcios; las defunciones; y, los demás hechos o actos jurídicos de las personas naturales que determine la ley. Los nacimientos deberán registrarse presentando una constancia firmada por el hospital donde nació o por la persona certificada para atender partos, que atendió dicho parto. En la partida de nacimiento extendida para cada persona se marginarán todos los demás hechos o actos registrables que en adelante se explicarán. El asiento del nacimiento deberá realizarse por el padre o la madre del recién nacido dentro de los noventa días hábiles siguientes al nacimiento.

Los matrimonios deberán ser asentados por el funcionario que autorizó el matrimonio dentro de un plazo de quince días hábiles después de su celebración. Al momento de asentar la partida de matrimonio, también se deberá marginar la partida de nacimiento de quienes contrajeron matrimonio. El artículo 35 de la Ley Transitoria del Registro del Estado Familiar y los Regímenes Patrimoniales del Matrimonio establece el contenido que deben tener las partidas de matrimonio. Para el caso de los divorcios o anulación de matrimonios, se deberá cancelar la partida de matrimonio asentada y se deberá marginar también la partida de nacimiento de quienes disuelven el vínculo matrimonial.

Las uniones no matrimoniales también deberán ser asentadas por medio de una partida de unión no matrimonial. Ésta deberá contener: nombre propio, apellido, edad, estado familiar, nacionalidad, profesión u oficio, domicilio y lugar de nacimiento de cada uno de los convivientes; Fecha de inicio y de cesación de la unión; Expresión de a quién de los padres corresponderá el cuidado y representación legal de los hijos sujetos a autoridad parental; y, datos del Tribunal que pronunció la sentencia, fecha de ésta y de cuando quedó ejecutoriada.

Por último, deberán también inscribirse en el Registro del Estado Familiar las defunciones. La defunción se deberá informar a dicho registro por los familiares del difunto dentro de quince días hábiles siguientes al conocimiento de la defunción. Se deberá presentar una constancia expedida por un medico certificado, por quien reconoció el cadáver o por cualquier otro facultativo que compruebe el fallecimiento. Con esto, se asentará una partida de defunción que contenga los datos tanto de la persona fallecida como del lugar y causa de la muerte.

La Ley establece que “la información contenida en los asientos de los registros es pública y pueda ser consultada por cualquier persona”. Entidades gubernamentales usualmente exigen dichas partidas para emitir documentos como el DUI, la Licencia y el pasaporte.  Por esto, es muy importante que las partidas que se encuentran inscritas no tengan errores en cuanto a la información de cada persona y estén debidamente inscritos todos los actos o hechos requeridos. Si existe algún tipo de error en ellas, se deberá subsanar por medio de rectificaciones.

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